Over het project
Sinds 1966 verenigt de ANVC contactlensspecialisten in Nederland. De vereniging staat voor kwaliteit, deskundigheid en veilige contactlenszorg. Dat is extra belangrijk omdat de titel "contactlensspecialist" wettelijk niet beschermd is. Leden zijn herkenbaar aan het ANVC-naambord, staan in de ANVC-ledenzoeker en zijn gekoppeld aan het onafhankelijke kwaliteitsregister KABIZ. Naast anvc.nl beheert de vereniging een netwerk van gerelateerde platforms, zoals ContactlensInside, OptiekAgenda, ANVC Continuous Education en LensDatabase.
De uitdaging
Een beroepsvereniging met meer dan duizend leden draait op administratie: aanmeldingen, lidmaatschapstypes, diploma's en certificeringen, contributie en facturatie, verzendingen, evenementen, enquêtes en ledencommunicatie. Veel van dat werk werd handmatig en verspreid over losse systemen gedaan, wat foutgevoelig en tijdrovend was voor het secretariaat en het bestuur. De vraag was dan ook meer dan een nieuwe website. De ANVC wilde één centraal systeem waarin de hele ledenadministratie samenkomt en dat automatisch samenwerkt met de pakketten die de vereniging al gebruikt.
De oplossing
We ontwikkelden een maatwerk-CMS en ledenadministratiesysteem met een publieke website voor consumenten en leden, een beveiligde ledenomgeving en een uitgebreide beheeromgeving voor secretariaat en bestuur. Via API-koppelingen staat het systeem rechtstreeks in verbinding met Exact Online, MyParcel, SurveyMonkey en Mailgun.
De publieke website
- Voor consumenten: uitgebreide informatie over contactlenzen op iedere leeftijd, het aanmeten, veilig gebruik, brochures en veelgestelde vragen. Zo is de ANVC dé betrouwbare bron over contactlenzen.
- ANVC-ledenzoeker: consumenten vinden een gekwalificeerde contactlensspecialist op praktijk- of plaatsnaam, met contactgegevens, KABIZ-status en routebeschrijving. De gegevens komen live uit de ledenadministratie, dus als een lid iets wijzigt, is de zoeker direct actueel.
- Lid worden: een uitgebreid, stapsgewijs aanmeldformulier voor verschillende lidmaatschapstypes (onder meer voor studenten). Het vraagt naar persoons- en praktijkgegevens, opleiding, KABIZ-registratie, lidmaatschap van een andere brancheorganisatie en certificering, en de aanvrager kan het diploma direct uploaden.
- Evenementen: een overzicht van bijeenkomsten met online aanmelding
- Contact: formulier beveiligd met Cloudflare Turnstile, een privacyvriendelijk alternatief voor CAPTCHA
De ledenomgeving
Leden loggen in om hun gegevens en praktijkinformatie zelf bij te houden, zich aan te melden voor evenementen en ledeninformatie te bekijken. Dat scheelt het secretariaat veel mutaties.
Het CMS en de beheeromgeving
Het hart van het platform is een beheeromgeving op maat, met onder meer:
- Ledenadministratie: alle leden, lidmaatschapstypes, praktijkgegevens, certificeringen en KABIZ-kwalificaties op één plek
- Aanmeldingen beoordelen: nieuwe aanvragen met geüploade diploma's worden gecontroleerd en goedgekeurd vanuit het systeem
- Evenementenbeheer: evenementen aanmaken, deelnemers beheren en aanmeldingen volgen
- Contentbeheer: alle pagina's, veelgestelde vragen en brochures beheert de vereniging zelf
- Bestuursomgeving: een aparte omgeving voor het bestuur
- Geautomatiseerde processen: geplande taken die synchronisaties en mailings op de achtergrond afhandelen
De koppelingen
Exact Online – financiële administratie
Ledengegevens en contributies worden automatisch gesynchroniseerd met Exact Online. Relaties en facturen hoeven niet meer dubbel ingevoerd te worden, en wijzigingen in de ledenadministratie komen vanzelf in de boekhouding terecht. Dat bespaart het secretariaat en de penningmeester veel handwerk en voorkomt fouten.
MyParcel – verzendingen
Verzendingen naar leden, zoals ledenpakketten, naamborden of drukwerk, worden rechtstreeks vanuit het CMS aangemaakt. Verzendlabels worden automatisch gegenereerd met de adresgegevens uit de ledenadministratie, zonder overtypen.
SurveyMonkey – enquêtes en evaluaties
Enquêtes worden vanuit het systeem gekoppeld aan leden of evenementdeelnemers. Zo haalt de vereniging makkelijk feedback op en zijn de resultaten te koppelen aan de juiste doelgroep.
Mailgun – ledencommunicatie
Nieuwsbrieven, uitnodigingen en ledenmailings worden vanuit het CMS verstuurd via Mailgun (EU-servers, AVG-conform). Met een eigen maildomein, correct ingestelde DNS-records voor goede afleverbaarheid en inzicht in verzendstatistieken bereiken mailings honderden leden tegelijk, betrouwbaar en meetbaar.
Techniek
- Maatwerk-webapplicatie en CMS met een beveiligde ledenomgeving en rollen voor leden, secretariaat en bestuur
- API-koppelingen met Exact Online, MyParcel, SurveyMonkey en Mailgun
- Geautomatiseerde achtergrondprocessen via cronjobs
- Beveiliging met CSRF-bescherming, een versleutelde login en Cloudflare Turnstile
- Veilige upload van documenten, zoals diploma's, bij aanmelding
- Volledig responsive frontend op basis van Bootstrap 5
- AVG-proof: privacyverklaring, EU-mailinfrastructuur en zorgvuldige omgang met ledengegevens
Resultaat
De ANVC werkt nu met één centraal platform waarin website, ledenadministratie, financiën, verzendingen, enquêtes en communicatie samenkomen. Wat vroeger handmatig werk in losse systemen was, gaat nu grotendeels automatisch, waardoor het secretariaat meer tijd heeft voor de leden. Consumenten vinden via de ledenzoeker altijd een actuele, gekwalificeerde specialist. Het platform laat zien wat maatwerk voor een organisatie kan betekenen.
